8 frågor du behöver svara på för att kunna planera ett vinnande event

team of successful business people having a meeting in executive sunlit office

Det är inte alltid helt enkelt att ha koll på allt som behövs för att planera och genomföra ett vinnande event. Många gånger kan det kännas som att lägga ett stort pussel. En massa olika bitar som ska passa ihop. Rätt lagda bildar de en stor och vacker tavla. Men om du av misstag blandar ihop bitarna till två olika pussel i samma låda blir det väldigt frustrerande!

Så när du ska skapa alla pusselbitarna som bildar ett vinnande event finns det ett antal viktiga frågor du bör ställa dig.


1. Vilken typ av event är det du ska planera?

Det första steget är givetvis att fundera över vilken typ av event du planerar att genomföra.  En fest kräver helt andra insatser än till exempel ett möte. En mässa ställer andra krav än en kongress. Genom att redan från början definiera vad det är för typ av event blir det lättare att se vilka bitar som krävs för att göra den så tilltalande som möjligt.


2. Vad har du för syfte och mål med eventet? 

Som med det mesta annat är det viktigt att veta varför man gör något och vad man har för mål med det. Event i alla dess former är givetvis inget undantag. Så en fråga du behöver ställa dig är varför du ska genomföra ett event. Vad är syftet, vad vill du uppnå och hur ska gästerna känna sig när de lämnar? Vad är målet och hur kan du kontrollera om målet uppnåtts?


3. Vem är det som kommer?

En annan aspekt som påverkar dina pusselbitar är vem som är mottagare. Vilken typ av gäst eller publik kommer att komma på eventet? Är det särskilt inbjudna kunder, leverantörer eller samarbetspartners? Är det kanske företagets egna medarbetare? Eller är det ett publikt evenemang som är öppet för alla? Ytterligare en pusselbit som behöver passas in är gästernas demografi och hur den påverkar planeringen av eventet. Är det en åldersblandad grupp, hur ser könsfördelningen ut, har alla ungefär samma yrkesroll eller utbildningsnivå?


4. Vilken miljö vill du att eventet äger rum i?

 Var du planerar att ha eventet har stor betydelse för hur det kommer att upplevas. Därför behöver du fundera över hur du tänker kring miljön och vilken känsla du vill uppnå. Ska det vara inomhus eller utomhus? Ska det ha en traditionell inramning eller vill du satsa på något nytänkande och djärvt? Hur ska en eventuell möblering se ut? Har ni egna lokaler som kan skapa den atmosfär du eftersträvar eller behöver ni hitta externa lokaler? En annan fråga, som är lätt att glömma bort, är gästernas transportmöjligheter. Hur kommer de att kunna ta sig till lokalen? Finns det lokaltrafik eller tillräckligt med parkeringsmöjligheter? Eller är det kanske så att du behöver planera för någon form av inhyrd transport?


5. Vad planerar du för mat och dryck?

De flesta evenemang innehåller någon typ av förtäring. Ibland är det en skål med blandgodis och ibland är det en 5-rätters bankettmeny. Oavsett vilket är mat och dryck en viktig beståndsdel i ett vinnande event. Det är något vi tenderar att samlas kring och som inte sällan blir ett tacksamt samtalsämne. Därför är det viktigt att du tänker igenom vad du vill bjuda på och kontrollerar vilka förutsättningar som finns, vilka möjligheter och begränsningar som till exempel lokalen ger.  


6. Hur tänker du kring innehåll? 

Ett lyckat event är sällan något som bara rullar på av sig själv, utan kräver genomtänkt planering av innehåll och aktiviteter från avspark till mål. Därför behöver du tänka igenom vad som ska hända under eventet och vad som krävs för att kunna genomföra aktiviteterna. Kommer det att krävas extra utrymmen, hur mycket tid är inplanerade för aktiviteter, finns det någon teknisk utrustning på plats och om inte, vilken leverantör är bäst lämpad?


7. Vilken hjälp behöver du? 

Det är lätt att ta sig vatten över huvudet och försöker göra allting själv. Men även om du vill ha koll på det mesta kan inte alla vara experter på allt. En fråga du bör ställa dig är alltså inom vilka områden du eventuellt skulle behöva ta in extern hjälp. Idag finns en mängd olika event-tjänster att ta hjälp av. 


8. Vad har du för budget?

Försök att tidigt skaffa dig en uppfattning om vilken budget du har att röra dig med. Det kommer spara mycket tid i och med att du snabbt kan bedöma om de idéer du har är möjliga att genomföra för de pengar du har till ditt förfogande. Men att ha en budgetram kan många gånger också vara en motor och drivkraft i jakten på kreativa lösningar.

Det är mycket att hålla i huvudet när du planerar ditt event, därför har vi tagit fram en steg-för-steg-lista som tar dig igenom vad du bör tänka på från start till mål. 

Ladda ner checklistan

 

Läs fler tips för att skapa ett vinnande företagsevent

 

Ämnen: Fest och event

Senaste inlägg