Så väljer du rätt eventlokal
Idag finns det en mängd olika typer av eventlokaler att välja mellan i Malmö. Allt från pampiga festvåningar till moderna lokaler i annorlunda miljöer. Vi på 1910 har tagit fram några betydelsefulla frågor som du bör har svar på innan du sätter i gång jakten på den perfekta lokalen.
När du ska välja eventlokal är det extra viktigt att du tar ett steg tillbaka och funderar över vilka behov just du har. En fråga som kanske kan vara svår att besvara på rakt arm. För att göra dig lite enklare, bör du i stället börjar med att ställa några viktiga delfrågor. För när det kommer till att välja eventlokal finns ett par grundläggande faktorer att hänsyn till.
HUR STOR SKA EVENTLOKALEN VARA?
Den första och självklara frågan är naturligtvis hur många gäster det blir, vilket är avgörande för hur stor lokalen måste vara. Men en annan fråga som också har betydelse är vilket innehåll du tänker dig. Vad ska hända på eventet? Ibland är det bara en föreläsning utan några avancerade inslag men många gånger är det en heldag med fullt program. Det kan vara saker som frukostmingel, mässa eller kanske artistframträdande.
Så frågan du måste ställa dig, förutom antalet gäster, är om lokalen klarar av att hysa det du önskar när det gäller innehåll? Finns det möjlighet att bygga upp en scen? Hur ser de tekniska förutsättningarna ut? Kanske behövs det en avskild mingelyta där gästerna kan vara medan scenen roddas?
Att en lokal rymmer 50 personer behöver inte innebära att den rymmer 50 personer som är aktiva.
VAR SKA EVENTLOKALEN LIGGA?
Det första du tänker på när det gäller läget är förmodligen omgivningar. Du kanske tänker att den ska ligga vid havet med en vacker solnedgång eller ute på land med milsvid utsikt. Eller varför inte mitt inne i stan, kanske högt upp, i en skybar.
Fast innan du kommit så långt bör du ställa dig lite mer praktiska frågor. Till exempel hur många gäster som kommer. Den härliga lokalen på landet kanske kräver att du hyr ett antal bussar. Och hur löser du att vissa gäster behöver komma lite senare eller gå tidigare? Och när det gäller den spännande skybaren, hur ser det ut med parkeringsmöjligheter? Är det lätt att hitta dit?
Genom att ställa dig de frågorna redan innan kan du bespara dig mycket merarbete i ett senare skede.
MER ATT TÄNKA PÅ VID VAL AV EVENTLOKAL
Nu vet du hur stor festlokal du behöver och var den ska ligga. Då är väl allt färdigt för att börja kolla runt på nätet efter den perfekta lokalen? Tyvärr är det inte alltid så enkelt! För att du ska hitta den perfekta eventlokalen är det en del andra frågor du behöver ställa dig, åtminstone om du vill att eventet ska bli lyckat.
Den första frågan du behöver ställa dig är vad du vill uppnå med ditt evenemang. Vad vill du att gästerna ska känna när de går därifrån? Syftet med eventet har stor betydelse för vilken eventlokal du ska välja. En heldagsutbildning och julfest kräver helt olika saker av en eventlokal.
När du väl har syftet klart för dig är det viktigt att fundera över vad lokalen andas, vilken stämning den skapar. En pampig julfest ska inte hållas i ett konferensrum utan kanske mer i en festsal som känns både festlig och inbjudande.
Vad är det för typ av sällskap som kommer att närvara? Är det mestadels äldre eller yngre, är de trendiga eller mer traditionella? Det är viktigt att gästerna känner sig bekväma och lokalen påverkar det. Det gäller att hitta en miljö som är rätt för både sammanhanget och gruppen. Att sitta i smoking och cocktailklänning på en herrgård kan kännas hemtamt för vissa, men obekvämt och ansträngt för andra.
GLÖM INTE ATT KOLLA UPP DET PRAKTISKA
När det gäller det rent praktiska bör du fundera över hur mycket du vill kunna påverka lokalens utformning. Kan du tänka dig ett färdigt koncept eller vill du kunna styra över detaljerna? Det finns olika möjligheter beroende på lokal, allt från ett anrikt slott där du knappt får flytta på en ljuskandelaber till en stor tom lokal där du kan bygga upp en miljö precis som du vill ha den.
Fest innebär dessutom ofta en viss ljudvolym, både på gästerna och på underhållningen, till exempel om du har levande musik eller DJ. Därför bör du kolla upp vad som gäller för olika festlokaler och för säkerhets skull välja en där ni har möjlighet att låta hur ni vill när ni vill.
Innan evenemanget krävs det en hel del förberedelser på plats, därför kan det vara viktigt att få tillgång till lokalen i god tid. Det finns festlokaler där du inte kommer till förrän eftermiddagen samma dag, vilket kan vara en faktor som gör att just den lokalen faller bort.
Är du på jakt efter en eventlokal i Malmö? Då har vi på 1910 en mängd olika alternativ som passar allt från mindre intima sammankomster till stora galor. Vi är gärna med och bidrar med våra kunskaper, både under planeringen och genomförandet.
För att hjälpa dig med planeringen av event har vi också tagit fram en steg-för-steg-lista som tar dig igenom vad du bör tänka på från start till mål.
VILL DU VETA MER? KONTAKTA MIG
