Hör alla mig nu? Skapa en vinnande konferens med rätt teknik

vinnande-konferenser-kraver-ratt-teknik

Hur viktigt är det egentligen med bra teknik till konferensen? Jätteviktigt! Men om du inte har planerat en konferens förut kan det vara svårt att veta vilken teknik som behövs. Ibland är det lätt att stirra sig blind på alla prylar och glömma bort att tekniken framför allt är ett hjälpmedel för att nå ut med ditt budskap. Vad ska du göra med alla skärmar om du inte har något relevant att fylla dem med? Ta hjälp av en tekniker för att se till att du har all utrustning du behöver på plats, så slipper du teknikstrul och kommentarer om att det var svårt att höra vad föreläsaren sa.

En trygghet att ta hjälp med teknik till konferensen

De flesta konferensanläggningarna erbjuder ett grundläggande teknikpaket med projektor och ljudanläggning som del av lokalhyran. Du får hjälp att starta apparaterna, men det är inte säkert att det finns en tekniker på plats som kan felsöka om det uppstår problem. För att undvika teknikkrångel som skapar oro och förseningar har vi på 1910 valt att ta in Tune som samarbetspartner. Vårt mål är att du som konferensplanerare ska känna dig trygg med att det är ditt möte som hamnar i fokus och inte en trasig mikrofon. Teknikerna på Tune har stenkoll på våra lokaler och vet precis vilket ljud och ljus som krävs för att din konferens ska lira.

 

Det fungerar inte som hemma eller på kontoret

Många av oss använder flera olika digitala hjälpmedel under en arbetsdag. Vi gör presentationer i PowerPoint och håller möten via videolänk. Men lösningarna som används på kontoret räcker sällan till på konferensen. Det är vanligt att man överskattar sin egen kunskap och utrustning och antar att det kommer att fungera. Därför krävs det en tekniker som hjälper till att översätta dina behov till ett professionellt sammanhang. Inte bara för att se till att det finns rätt ingångar till visningsdatorn, utan också för att garantera att projektorn är tillräckligt bra för att kunna visa bilder och filmer med rätt ljus och färgåtergivning.

New call-to-action

Fem frågor att ställa dig när du ska beställa teknik till konferensen
Kan teknikern vara med redan i vårt första planeringsmöte?

Teknik är en naturlig del av varje evenemang och bör finnas med i ett tidigt skede av planeringen. Be din kontaktperson på konferensanläggningen att bjuda in teknikern till det första mötet, så kan ni tillsammans gå igenom hur du vill genomföra ditt evenemang. Då har teknikern en möjlighet att ta fram ett förslag på utrustning som matchar din budget utan att göra avkall på några avgörande detaljer.

Vilket är syftet med konferensen?

Alla evenemang är unika och har sitt eget syfte och ändamål. Vad vill du uppnå med konferensen och hur ska du nå dit? Teknikern vill veta så mycket som möjligt om konferensens genomförande. Information om hur lokalen ska vara möblerad, hur programmet ser ut och vilken stämning ni vill ha är ovärderlig för teknikern.

 

Har vi rätt lokal för ändamålet?
Alla konferenser passar inte i alla lokaler och det kan påverka kostnaden för utrustningen. Om du till exempel har valt en härlig lokal med stora takfönster och ska visa en film via projektorn behöver du både mörkläggande gardiner och en riktigt bra projektor. Teknikern kan hjälpa dig att utvärdera lokalen och föreslå en bättre och mer kostnadseffektiv lösning.

Vad ska vi äta?
Underskatta inte ljusets effekt på matens aptitlighet. Ibland dukas lunchbuffén upp i en mörk restaurang, där gästerna har svårt att avgöra vad de serveras. Och vi kan lova att vit fisk inte gör sig bra i grönt ljus.

Vill vi livesända eller spela in konferensen?

I tider där kontoret har flyttat hem och delar av personalen inte kan närvara är streaming eller inspelning av konferensen ett smart alternativ. Det kräver extra utrustning och planering, så se till att meddela teknikern i god tid innan konferensen.

 

Läs mer om konferens

Spana in våra lokaler

 

Ämnen: Konferens, Teknik

Senaste inlägg